10 perguntas a serem feitas ao solicitar propostas de Outsourcing / RFP para Serviços de impressão gerenciada

Managed Print Services (MPS) vem em todas as formas e tamanhos – é um clichê, mas é verdade.

Com empresas de tamanhos diferentes, em indústrias diferentes, com metas de negócios diferentes, os Serviços de Impressão Gerenciada costumam ser mais personalizados do que você imagina e quando você está na posição de convidar fornecedores de MPS para fazer propostas / RFP, há certas perguntas a serem feitas para garantir que você receberá um serviço certo para sua organização.

Questão 1: Como você define impressão gerenciada?

Pode parecer uma questão um pouco estranha, mas a impressão gerenciada pode ser definida de várias maneiras, por exemplo, é apenas sobre impressoras e consumíveis ou inclui segurança e otimização de processos com papel pesado?

Dependendo do que a sua empresa está procurando em um provedor de MPS, a forma como eles definem os Serviços de Impressão Gerenciada pode fornecer uma ideia importante sobre o que você obterá.

Pergunta 2: Qual é a escala da provisão?

Essa questão é a chave para descobrir se um provedor provavelmente será um ‘balcão único’ para todas as suas necessidades relacionadas a impressão e documentos, incluindo avaliação, hardware, software e serviços, incluindo avaliação.

Ele também lhe dará uma ideia se o provedor tem um serviço à prova de futuro que pode atender a requisitos vindouros.

Em situações em que o serviço é mais personalizado, pedir a escala de provisionamento pode ser uma ótima maneira de descobrir se o serviço é flexível o suficiente para se adequar ao que sua organização precisa.

Pergunta 3: Quais são seus níveis de tempo de atividade / SLAs?

Contratos de nível de serviço ajudam a delinear aspectos do serviço oferecido e, quando não são questionados, é possível ser atingido por termos injustos, como tempos de correção longos ou atrasados, caso surja um problema.

Todo provedor que você convidar para fazer propostas / RFP deve ser capaz de fornecer informações sobre tempo de funcionamento, tempo de chamada, porcentagem de primeira hora etc. e é importante considerar se os contratos de nível de serviço correspondem aos seus requisitos

Aqui estão algumas das perguntas que você poderia fazer:

Seus engenheiros são especialistas na marca do dispositivo que você está propondo?

Qual é o nível da sua ‘correção da primeira vez’?

Qual é o tempo médio para resolução do problema?

Qual é o tempo de resposta do engenheiro?

Quem é o primeiro ponto de contato quando surge algum problema?

Pergunta 4: Transparência de serviço e informações de gerenciamento (dados de relatórios)

É importante que qualquer serviço de impressão gerenciado tenha as informações corretas de gerenciamento, pois pode ajudar a otimizar processos e tomar decisões baseadas em dados.

Com as informações corretas de gerenciamento do seu provedor MPS, você pode:

Verificar se o provedor de MPS está no caminho certo para fornecer os benefícios / ROI (redução de custos, economia ambiental, ganhos de produtividade, tempo de atividade, etc.) acordados no início do projeto.

Alocar custos por departamento / local / cliente.

Usar os benefícios quantificados (em termos de árvores economizadas, redução da emissão de carbono, redução de custos, etc.) que foram realizados para divulgar o bom trabalho internamente em sua empresa.

Usar insights fornecidos para tomar decisões para otimizar a solução ou otimizar processos internos que usam muito papel.

Também pode ser crucial obter visibilidade das informações de gerenciamento para relatar à organização sobre ROI e imprimir números relacionados.

Pergunta 5: Qual nível de segurança de documentos e privacidade de dados você oferece?

À medida que os dispositivos de impressão e documentos se tornam mais conectados do que nunca, a segurança de documentos e a privacidade de dados são uma parte vital de qualquer serviço de impressão gerenciado.

Os provedores MPS com os quais você fala devem poder fornecer informações detalhadas sobre como eles mantêm os dados seguros e os níveis de segurança que são implementados.

As perguntas a serem feitas sobre segurança de documentos e privacidade de dados podem incluir:

Informe-nos sobre a segurança integrada que acompanha a solução de hardware.

Sua segurança inclui:

Sobregravação de imagem

Encriptação

Lista de permissões / lista negra

Impressão baseada em pin / cartão

Informe-nos se os elementos de segurança da sua solução foram aprovados ou fornecidos por qualquer organização de segurança importante.

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